De juiste locatie kiezen om te vergaderen!

De juiste locatie kiezen om te vergaderen!

Als je een vergaderlocatie moet kiezen dan moet je ervoor zorgen dat je de juiste locatie kiest. Er zijn daarbij ook een aantal dingen waar je rekening mee moet houden. Zaken zoals: de bereikbaarheid van je locatie, de parkeergelegenheid en de apparatuur voorzieningen zijn belangrijk. Zorg er daarom voor dat je de locatie zorgvuldig uitkiest en dat de locatie voldoet aan de eisen.

 

Waarom een speciale locatie kiezen om te vergaderen?

Weet jij wat de achterliggende reden is dat we tegenwoordig steeds meer vergaderen op locatie dan op ‘gewoon’ op kantoor? Want op kantoor vergaderen kost veel minder tijd en daarbij brengt het ook nauwelijks kosten met zich mee. Er zijn toch wel een aantal voordelen voor het kiezen om te vergaderen op een locatie buiten het bedrijfspand. Een voorbeeld hiervan is vergaderruimte Utrecht. Eén van die voordelen is dat als collega’s en zakenpartners gaan vergaderen op locatie dat ze wellicht wel tot nieuwe inzichten komen, daarbij ontstaat er door zo’n ‘uitje’ een betere band met de klant/partner.

Een ander groot voordeel is dat de kans dat je wordt gestoord tijdens een vergadering er klein is. Er zijn andere medewerkers van het bedrijf in het gebouw. De kans dat een secretaresse binnen komt lopen om iets te vragen is dus uitgesloten. Je zorgt er dus voor dat je ook wat meer privacy hebt en daarbij krijgt degene die je uitnodigt ook echt het idee dat het ergens omgaat.

 

Andere soorten van vergaderen

Een vergadering organiseren op locatie kan soms niet doorgaan vanwege uiteenlopende redenen. Waar je dan voor kunt kiezen is om de vergadering op een andere manier te doen. Hedendaags zijn er in de digitale en technologische wereld waarin we leven, genoeg manieren om te vergaderen op afstand. Dit kan bijvoorbeeld via een Skype of Facetime gesprek. Je kan ook via de telefoon vergaderen. Dit is handig als het een korte bespreking is of wanneer er maar weinig tijd is.

Verder kan je er ook nog voor kiezen om een lunchafspraak te organiseren. Door de informele sfeer komt de klant/partner wat losser en daarbij is de combinatie van een lunch en een vergadering efficiënt qua tijd en dat lijdt dan tot meer productieve uren.